Mitarbeiterbefragungen in Unternehmen

Mitarbeiterbefragung: Mit regelmäßig angewendeten Mitarbeiterbefragungen das Firmenklima positiv beeinflussen

Wie ist die Stimmung im Team, wie hoch die Zufriedenheit mit und im Unternehmen, was treibt die Belegschaft um? Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen sind nicht nur in Großkonzernen das personalpolitische Mittel der Wahl, um sich einen soliden Eindruck vom Stimmungsbild zu verschaffen. Was genau ist eine Mitarbeiterbefragung, wie wird sie eingesetzt, und welche Ergebnisse können sich Projektleiter und Personalentwickler von regelmäßigen Befragungen erwarten? Die wichtigsten Informationen, Tipps zur Vorgehensweise und welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten, bekommen Sie in diesem Artikel.

Was ist eine Mitarbeiterbefragung?

Der Begriff meint eine Umfrage, mit der Personalentwickler innerhalb eines Unternehmens das Stimmungsbild ihrer Mitarbeiter erfassen können. Die Mitarbeiterzufriedenheit allgemein oder zu bestimmten Themen oder Abläufen soll mit der Befragung analysiert und sichtbar gemacht werden. Dazu werden quantitative Daten erhoben, aus denen im Idealfall Optimierungspotenzial auf verschiedenen Ebenen ersichtlich wird. Aus diesen Erkenntnissen wiederum leiten Projekt- und Personalmanager Maßnahmen ab, die brachliegendes Potenzial entfalten helfen. In allen Branchen und nahezu allen Firmengrößen kommt das personalwirtschaftliche Instrument heute zum Einsatz. Mit regelmäßigen Wiederholungen und der Verfeinerung des Fragenkatalogs lassen sich über lange Zeiträume immer spezifischere Ergebnisse erarbeiten. Häufig sind nachlassende Arbeitsleistung, zahlreiche Kündigungen oder hohe Fehlzahlen der Auslöser für eine Mitarbeiterbefragung. Um die Ursachen und Hintergründe solch unerwünschter Effekte aufzudecken, ermittelt die Befragung die nötigen Daten und Informationen. Ein motiviertes Team ist Grundvoraussetzung für den unternehmerischen Erfolg. Darum kommt ein effektives Personalmanagement heute kaum noch ohne dieses Tool aus.

Häufige Zielsetzungen von Mitarbeiterbefragungen sind:

• verbessertes Betriebsklima
• die Motivation der Mitarbeiter erhöhen
• Krankenstände verringern und Mitarbeiterfluktuation senken oder vermeiden
• Entwicklungspotenzial in der Führung aufzeigen
• im Vorfeld neuer, grosser Projekte das Stimmungsbild der Belegschaft dazu einfangen

Was muss ich bei einer Mitarbeiterbefragung beachten?

Die Strategie einer Mitarbeiterbefragung stellt sich als komplexes Projekt heraus, denn die Erhebung ist weit mehr als eine einfache Umfrage. Der Prozess von der Strategieentwicklung bis hin zur vollständig ausgewerteten Befragung nebst Ausarbeitung von möglichen Maßnahmen ist sensibel, aufwändig und vielschichtig. Von der Geschäftsführung über die Personalabteilung und alle Führungskräfte bis hin zu jedem einzelnen Mitarbeiter, der befragt wird, umfasst sie die gesamte Belegschaft. Eine professionelle Begleitung des Vorganges durch erfahrene Berater ist nahezu unumgänglich, damit das aufwändige Verfahren auch messbare Erfolge nach sich zieht.

Folgende Punkte sind unbedingt zu beachten:

• Halten Sie den Datenschutz ein, und achten Sie auf DSGO-Konformität.
• Steigern Sie Vertrauen und Akzeptanz der Maßnahme, indem Sie den Betriebsrat einbeziehen.
• Formulieren Sie sorgfältig und verständlich, um Vertrauen und Akzeptanz sicherzustellen.
• Achten Sie auf vollständige Anonymität der Befragten.
• Zeitnahe Umsetzung: Kommunizieren Sie Ergebnisse und Veränderungen zeitnah und transparent, und stärken Sie damit das Vertrauen in die Maßnahme.

DSGVO-konforme Befragung: Was Sie in Sachen Datenschutz Ihrer Mitarbeiter beachten müssen

Auch für die Erhebung im eigenen Unternehmen sind die neuen Vorschriften der DSGVO zu beachten. Grundsätzlich, so legt es die Datenschutzverordnung fest, ist eine Meinungsabgabe eines Mitarbeiters zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nicht zwingend erforderlich (vgl. §26 BDSG). Artikel 6, Absatz 1 regelt die Verarbeitung von Beschäftigtendaten zu Zwecken, die nicht in direktem Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis stehen: Hier wird klar, dass Mitarbeiter nicht dazu gezwungen werden können, ihre Meinung abzugeben. Eine freiwillige Einwilligung als Rechtsgrundlage ist zwar denkbar, aber mit Hinblick darauf, wie realistisch eine Kritik unter abgegebenen Klarnamen wohl sein kann, ist eine Umfrage unter namentlichen Angaben wenig sinnvoll.

Deshalb greift die Mitarbeiterbefragung am effektivsten, wenn sie anonym durchgeführt wird – und damit auch DSGVO-konform abläuft. Um die Anonymität sicherzustellen, darf die Befragung keine personenbezogenen Daten erheben und muss so ausgestaltet sein, dass keine Rückschlüsse auf die Person gezogen werden können. Damit fällt die Umfrage nicht mehr in den Anwendungsbereich der Datenschutzverordnung, und Sie sind rechtlich auf der sicheren Seite. Die Einbeziehung des oder der Datenschutzbeauftragten ins Umfrageverfahren vom ersten Schritt an schafft zusätzliche Rechtssicherheit.

So läuft die Mitarbeiterbefragung ab: In sieben Schritten zur erfolgreichen Umfrage

Von der Planung bis hin zur Evaluation und den vorzeigbaren Ergebnissen ist ein langer Weg, der mit professioneller Unterstützung aber leicht gelingt. Grundsätzlich gliedert sich die Vorgehensweise in sieben Schritte, die im Folgenden dargestellt sind:

1. Die Planung
2. Vorbereitende Maßnahmen
3. Befragung durchführen
4. Auswerten
5. Feedback an die Umfrage-Beteiligten
6. Maßnahmenableitung, -Planung und -Umsetzung
7. Evaluation

Gelegentlich überlappen sich die verschiedenen Prozessabschnitte, was durchaus wünschenswert ist. Gerade bei Maßnahmenplanung und Umsetzung ist ein zeitnahes Geschehen wichtig, weil beispielsweise positive Veränderungen im unmittelbaren Umfeld der Befragungsmaßnahme zu höherer Motivation bei nachfolgenden Befragungen führen. Je erkennbar die Folgemaßnahmen einer Befragung, desto höher wird die Rücklaufquote im nächsten Umfragezyklus sein.

Fehler, die Sie bei der Mitarbeiterbefragung unbedingt vermeiden sollten

Eine Mitarbeiterbefragung ist sensibel: Das bedeutet, es gibt viele Möglichkeiten, Fehler zu machen. Am sichersten ist natürlich die Begleitung durch ein professionelles Institut. Doch auch für Ihre eigene Planung und Strategieentwicklung gibt es einige Tipps, worauf zu achten ist und welche Fehler vermeidbar sind.

Die häufigsten Pannen und wie diese zu vermeiden sind:

• Keine erkennbaren Folgen der Maßnahme: Achten Sie auf zeitnahe Umsetzung von Veränderungen, die sich aus Ihrer Umfrage ergeben. Das macht den Vorgang transparent und schafft Vertrauen in das Instrument.
• Unerwünschte Ergebnisse „lösen sich in Luft auf“. Lassen Sie nichts stillschweigend unter den Tisch fallen, sondern setzen Sie sich auch mit unbequemen Auskünften und Daten transparent und produktiv auseinander, damit das Team nicht das Gefühl hat, seine Meinung verhallt ungehört.
• Nachträglich Ergebnisse Personen zuordnen: Vermeiden Sie auf alle Fälle die Aufhebung der Anonymität! Dies führt zu einem immensen Vertrauensverlust und wird mit Sicherheit in der nächsten Umfrage keine brauchbaren Ergebnisse mehr einbringen.
• Beeinflussung vor der Umfrage: Vermeiden Sie Manipulationsversuche der Belegschaft. Versuchen Sie oder die Unternehmensführung nicht, das Personal bezüglich ihrer Auskünfte und Meinungen zu beeinflussen, nur um möglichst „schöne“ Umfrageergebnisse zu bekommen.
• Zu hoher Anspruch an die Zielgruppe: Passen Sie den Text und Ihre Fragestellungen an das Verständnis Ihrer Mitarbeiter an. Nutzen Sie einfache, verständliche Sprache, und denken Sie bei fremdsprachigen Mitarbeitern auch daran, Übersetzungen der Umfrage anzubieten.

Warum regelmäßige Mitarbeiterbefragungen wichtig für Ihr Unternehmen sind

Für den unternehmerischen Erfolg ist das Wissen über das interne Stimmungsbild, über die Wahrnehmung von Arbeitsprozessen, von Konflikten und allgemein von Kommunikation im Unternehmen entscheidend. Mit der anonymisierten Datenerhebung gelingt es, bestehende Probleme aufzudecken und für die Führungsriege transparent zu machen. Zudem fördert das Interesse und die daraus abgeleiteten Verbesserungsmaßnahmen das Vertrauen der Belegschaft. Wertschätzung und transparente Kommunikation führen zu einer geringeren Fluktuation der Mitarbeiter. Wenn die Expertise und die Stimmung der Mitarbeiter erfasst werden, trägt dies zur Motivation und zum Engagement der Beschäftigten bei.
Für das Personalmanagement bringt die Erhebung verlässliche und aktuelle Daten auf den Tisch, was die Personalsteuerung erleichtert.
Nach der Befragung ist vor der nächsten: Ist der komplexe Prozess des Erfassens, Evaluierens und Umsetzens abgeschlossen, steht schon bald die nächste Befragung ins Haus. Mit regelmäßig durchgeführten Erhebungen lässt sich der Erfolg von strategischen Maßnahmen ebenso erfassen wie Veränderungen, die sich aufgrund anderer Faktoren im Unternehmen ergeben haben. Hier sind effiziente Befragungssoftware-Programme hilfreich, die aufeinanderfolgende Befragungen und ihre Ergebnisse vergleichbar machen. So lässt sich in der Historie verschiedener Erhebungen auch die Gesamtentwicklung des Arbeitens und Kommunizierens im Unternehmen gut abbilden.

Professionell beraten, erfolgreich befragt: Die Mitarbeiterbefragung mit erfahrener Unterstützung von außen

Zahlreiche Studien zeigen, dass fortgesetzte Befragungen die Zufriedenheit von Mitarbeitern nachweislich steigert. Der Erfolg der Mitarbeiterbefragung ist allerdings auch von strategischen und methodischen Aspekten abhängig. Nutzen Sie das volle Potenzial dieses Tools, indem Sie sich fachliche Beratung holen und auf professionelle Software sowie technologische Möglichkeiten zur Datenerhebung zurückgreifen. DSGVO-konforme Befragungen samt fundierter Auswertung werden so zur soliden Grundlage von effizienten Maßnahmen zur Verbesserung von Betriebsklima und Produktivität in Ihrem Team. Mit unserer Expertise unterstützen wir Sie bei der Umsetzung Ihrer individuellen Mitarbeiterbefragung. Außerdem können Mitarbeiterbefragungen auch ein Einstieg in eine Zertifizierung als Top Arbeitgeber (DIQP) sein. Das Deutsche Institut für Qualitätsstandards und -prüfung e.V. hat in diesem Zusammenhang Grundsätze zur professionellen Durchführung von Mitarbeiterbefragungen festgelegt (https://www.diqp.eu/ueberuns/was-muss-man-bei-mitarbeiterbefragungen-beachten/).

Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter zur Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung

Jetzt gilt es die Mitarbeiter zu motivieren, sich an der Mitarbeiterbefragung zu beteiligen. Jedes Unternehmen muss in dem Zusammenhang die für sich passende Wege und Formen der Komunikation finden.